Samspæll – Verdal bo- og behandlingssenter

Tonen var god fra første sonderingsmøte til overlevering av ferdig bygg, og prosjektet ble avsluttet i desember 2021, uten en eneste omtvistet endring.

- På Verdal bo- og behandlingssenter har byggherrens behov vært styrende, ikke byggebransjens standarder. Bransjen vår er ganske konservativ, og det har vært artig å bli utfordret slik vi er blitt i dette samarbeidet, sier prosjektleder Trine Hynne. Lover og regler må selvsagt følges, men vaner og tradisjoner kan brytes hvis det er til beste for kunden.

Prestisjeprosjekt

Gjengen fra Veidekke er stolte over jobben de har gjort. 12 000 kvadratmeter helsebygg over tre etasjer, med 132 institusjonsplasser, tilhørende fellesarealer, et produksjonskjøkken for hele kommunen, aktivitetsrom, kafé, kontorer og tilrettelagte uterom ble overlevert til avtalt tid etter to års byggetid.

- Dette har vært et prestisjeprosjekt, og vi har hatt mange øyne rettet mot oss, både fra lokalsamfunnet og fra Veidekkes toppledelse, sier Hynne.

Lokal tilknytning og støtte fra et større konsern

Hun er ansatt i Veidekkes datterselskap Grande entreprenør, som i 2018 valgte å bli en del av Veidekkefamilien nettopp for å få mulighet til å delta på større prosjekter.

Prosjektet Verdal bo- og behandlingssenter, som Grande og Veidekke Trondheim har gjennomført i et arbeidsfellesskap med fordeling 50/50, var en bekreftelse på at lokal tilknytning med støtte fra et større konsern er en god kombinasjon.

- Vi har bygd på hjemmebane her, og jeg skal innrømme at det er en enorm lettelse å vite at vi har levert både økonomisk, byggemessig og at kunden er fornøyd, sier Hynne, mens hun tar oss med inn i det store bygget.

Vi passerer kulturrommet Olav Digre, og ser at en gruppe ansatte er samlet til omvisning før beboerne skal flytte inn.

- Det er artig å se at mange kjenner eierskap til bygget allerede. De ser resultatet av løsninger de har vært med og diskutert tidligere i prosessen, påpeker Hynne.

Lokalt engasjement og grundig forarbeid

Verdalingene har tatt del i planlegginga helt siden kommunestyret vedtok å sette av penger til et nytt botilbud for eldre og syke i 2017. Det er et stort økonomisk løft for en liten kommune å investere i et moderne helsebygg, og innbyggernes mening om pengebruken er viktig.

Kommunens visjon har vært at senteret skal bli et hus for hele Verdalen. For å oppnå dette, begynte de tidlig å spre informasjon, holde temamøter og danne referansegrupper og samspillsgrupper med folk fra ulike råd, foreninger og frivilligheten.

Involvering av innbyggerne

- Det har vært viktig for oss å hente ut hva verdalingene er opptatt av, sier kommunens prosjektleder Per Tore Sandsaunet. Arbeidet med å involvere flest mulig av kommunens 15 000 innbyggere har hatt stor betydning også for Grande/Veidekke.

- Jeg har aldri vært borti et prosjekt der det er jobbet så grundig og strukturelt i tidlig fase. Da vi kom inn i prosessen, var gjort nok forarbeid til å fylle tre bøker, sier Veidekkes anleggsleder Roger Eggen. Den grundige prosessen med å innhente ideer og kartlegge behov og ønsker fra ansatte, brukere, fremtidige brukere, naboer og andre som måtte ha innspill, gjorde at kommunen ble trygg på hvilken retning de skulle styre i. Det ga dem mot til å ta tydelige avgjørelser, også når de stred mot sedvane og tradisjon.

Kommunen og Veidekke ble fort enige om at informasjonsflyten ut til innbyggere skulle fortsette underveis i prosjektet.

- Det er et krav for BREAM-sertifiseringa å informere naboene i forkant av byggeperioden. Men vi kan vel trygt si at vi har tatt det et steg lenger, sier Hynne.

Hvis det oppstår spekulasjoner og rykter i et lokalsamfunn, ser veien kort til at det oppstår "sannheter" som ikke har rot i virkeligheten, og dette har Sandsaunet ønsket å komme i forkjøpet.

- Kunnskap og informasjon forebygger spekulasjoner, fastslår han og er svært fornøyd med at Trine Hynne hver eneste uke har skrevet en kort rapport på vegne av Veidekke/Grande, stilet til kommunens innbyggere. Kommunen har dermed hatt oppdatert informasjon på sin hjemmeside og Facebook-side om hva som skjer på byggeplassen til enhver tid.

Startet samspillet på scratch

At det var gjort grundig forarbeid betyr ikke at alle detaljavgjørelser var tatt før spaden ble stukket i jorda. Tvert imot.

- Mange samspillskontakter inngås etter at bygget er ferdig tegnet, og da er målet for samspillet gjerne å finne ut hvordan man kan spare penger. I dette prosjektet startet samspillet på scratch. Det var ikke tegnet en eneste strek da vi kom inn i bildet, forteller Hynne.

Utviklet prosjektet sammen

Entreprenør og byggherre har altså utviklet prosjektet sammen fra starten av, med utgangspunkt i kommunens budsjett og behov. Konkurransen i anbudsrunden sto ikke om pris på ferdig produktet, men handlet om timepris, kompetanse og gjennomføringsplan.

- Ingen kunne vite hva bygget skulle koste når vi ennå ikke visste hvordan det skulle utformes, sier Sandsaunet.

- Vi måtte komme frem til en pris og et prosjekt som Verdal kommune kunne bygge og som vi kunne delta i. Den første perioden var krevende, og vår første målprisen var alt for høy. Da måtte vi tenke helt nytt, forteller Hynne.

Etter en ekstra runde der prosjektledelsen måtte ta noen vanskelige valg, ble arealet redusert med 2000 kvadratmeter og bruken av gjenværende areal ble optimalisert. Etter dette har ting gått på skinner.

Fornøyd med prosessen

Sandsaunet er svært fornøyd med prosessen.

- Vi spurte jo oss selv på forhånd: Når et det ideelle tidspunktet å få inn entreprenøren på? Jeg tror vi traff godt. Vi hadde klarhet i hva slags innhold bygget skulle ha og visste hva som måtte ligge i nærheten av hverandre, men gikk ellers ikke videre uten entreprenøren.

Anleggsleder Eggen peker på at en av fordelene med samspillsprosjekter er få endringsmeldinger.

- Det er nærmest umulig å lage en spesifikasjon som er så detaljert at alle elementer blir med. Når man prøver, blir det ofte mange endringer, tillegg og fradrag, og det koster både oss og kunden tid og penger, sier han.

Åpen bok og tillitsbasert samarbeid

Etter å ha blitt enige om en målpris, inngikk byggherre og Veidekke en såkalt incitamentsavtale om å dele eventuelt overskudd eller underskudd 50/50.

- Vi har jobbet med åpen bok slik at byggherren har hatt fullt innsyn i hele byggeperioden, forteller Hynne, som har hatt en positiv opplevelse av samarbeidsformen.

- Det har vært godt å dele både opp- og nedturer med byggherren. Samspillskontrakten gjør at du får en ekstra eierskapsfølelse til prosjektet, det blir som en felles baby som alle deler ansvaret for. Som alle ønsker det beste for.

Kanskje er det en av grunnene til at prosjektet ligger an til en god bonus.

Fellesskapsfølelse og samhold 

Fellesskapsfølelsen i prosjektet avhenger ikke bare av kontraktsformen. Her har alle parter ønsket å jobbe bevisst for samhold.

- Mange er kritiske til å bruke penger på teambuilding og sosialt samvær, men min erfaring er at det kan være klok ressursbruk å la folk bli kjent med hverandre, sier Hynne, som peker på at trivsel på arbeidsplassen fremmer både godt arbeid og godt samarbeid.

- Når tonen er så god som den har vært på dette prosjektet, blir det slik at alle går inn samarbeidet med en innstilling som sier «hva kan jeg gjøre for deg?» Hvis folk føler at de kjenner hverandre, tør de å komme med innspill og legge frem det de har på hjertet. Da unngår du at folk brenner inne med gode ideer, sier Hynne, som har stor tro på samlokaliserte møter der folk ser hverandre i øynene. Korona spente bein for fysiske møter under store deler av byggeperioden, men da hadde prosjektorganisasjonen allerede rukket å bli godt kjent.

- Å bli kjent bygger tillit, og med tillit i bunn, kan man også ha takhøyde nok til at det er lov til å si «her har jeg klabbet det til, her trenger jeg litt hjelp». Det tjener alle på, fastslår Hynne.

Smittsom teamfølelse og full kontroll

Prosjektledelsen på Verdal snakker om en teamfølelse som har vært smittsom. Alle har ønsket å være på samme lag. Ikke bare Grande, Veidekke og byggherren, men også rådgivere og underentreprenører.

- Den gode tonen mellom alle partene har vært selvforsterkende, sier Sandsaunet, som mener at det fra byggherrens side har vært lite grunn til å bli skarp i tonen.

- Veidekke har vist en planlegging, fremdrift og kontroll som har vært helt fenomenal. Overtakelsesdatoen er ikke blitt skjøvet på en eneste gang. Med tanke på alt som skal henge sammen og gjøres i rett rekkefølge, er det svært imponerende, sier kommunens mann.

Overholdt tidsplan er felles fortjeneste

Prosjektleder Hynne understreker på sin side at en overholdt tidsplan er deres felles fortjeneste.

- Det har vært få omveltninger, ombestemmelser og omkamper. Byggherren har tatt beslutninger i rett tid og har holdt på disse. Etter at byggefasen startet, har vi fått lov til å bygge. Dét er en suksessfaktor for å overholde budsjett og tidsplan.

- I innspurten pleier det nesten alltid å være stress og overtid, men her var prosessen faktisk normal helt frem til overlevering, sier anleggsleder Eggen. To måneder med test av teknisk anlegg og innkjøring før overtakelse kunne dermed gjennomføres som planlagt.

- Når ting skyves på i en fremdriftsplan, er det gjerne denne innkjøringsfasen det går ut over. Det er uheldig, for skikkelig innkjøring av det tekniske anlegget har mye å si for kundens opplevelse av bygget. Det er lett å se litt stort på tidsbruken i starten, og tenke at ei ukes forsinkelse på grunnarbeid ikke er så farlig, men den uka du mister der, får du ikke igjen. Derfor er det viktig å sørge for nok kapasitet og fart fra første stund, slik at du ikke ender opp med å måtte utføre finish og testing i hastverk, forklarer han.

Samtidig prosjektering

Hvis det oppstår forsinkelser og tvister på prosjekt, handler det ofte om at aktører venter på hverandre og skyver ansvaret seg imellom. Dette har teamet på Verdal bo- og behandlingssenter unngått gjennom arbeidsformen ICE - Integrated Concurrent Engineering, eller samtidig prosjektering.

- Hver eneste tirsdag har vært satt av til ICE-møter der alle i prosjektledelsen har stilt spørsmål og fått svar. Trenger du mer informasjon for å komme videre med din del av arbeidet, tar du det opp her, og så jobber de ansvarlige for fagdisiplinen ut løsningen der og da hvis det er mulig. Alle nyter godt av at det er korte beslutningsveier i et slikt møte. Hvis noen trenger tida frem til neste møte for en avklaring, får de det, men så skal vi ha svar. Det blir fulgt opp - hardt, sier Hynne.

Byggherres representant, Per Tore Sandsaunet, trekker frem at den samtidige prosjekteringa i samspillskontrakten har gitt kommunen tilgang på Veidekkes og underentreprenørenes kunnskap om ulike løsninger.

- Dette er jo ikke vårt kompetanseområde i det hele tatt, så det er klart det finnes mange gode alternativ som vi ikke vet om, sier han, og nevner brannalarmløsningen som et konkret eksempel. Den vanlige løsningen, som er det de ville bestilt i utgangspunktet, sørger for lydsignal i hele bygget når alarmen utløses.

- Se for deg over 130 beboere, hvorav mange er demente og forvirra, komme ut i korridorene på grunn av en brannalarm. Skjer det på natta, skal seks nattevakter assistere alle pasientene og hjelpe dem ut. Dette bygget er så brannsikkert at pasientene trygt kan sove gjennom et slukkearbeid som foregår i den andre enden av senteret. Vi har derfor gått for en løsning med stille alarm på de avdelingene som ikke blir berørt. Den løsningen hadde vi aldri kommet på uten samspillet, sier Sandsaunet.

Han peker ellers på at det vært en fordel å ikke være låst til løsninger i en kontrakt fra 2018, siden velferdsteknologi utvikler seg hele tiden. Et konkret eksempel er vendbare toalettseter, som kom på markedet underveis i byggeperioden.

- På grunn av samspillskontrakten, kunne vi velge disse uten at det gjaldt som en endring eller et tillegg, sier Sandsaunet.

Trivsel og samhold

Hynne og Eggen ser seg fornøyd omkring når vi går gjennom det store bygget, med fire poster på åtte beboerrom i hver etasje. De synes kaféen og kantina ved inngangspartiet er byggets smykke, med en nydelig himling og spilevegg i eik.

- Det er mye godt håndverk her. Fagarbeiderne våre har all grunn til å være stolte av egen innsats.

En stor andel av fagarbeiderne og underentreprenørene tilhører lokalsamfunnet, og skal se brukerne i øynene i årene som kommer. Det har vært viktig å gi dem eierskapsfølelse til arbeidet, og involverende planlegging har vært en selvfølge. Fagarbeiderne har bidratt til at det har fungert godt.

- Vi mennesker er laget slik at det er artigere å nå et mål hvis vi selv har vært med og satt det. Noe av det som gleder meg mest på dette prosjektet, er at undersøkelser viser at både fagarbeiderne fra Veidekke Trondheim og de lokale har oppgitt et snitt på 6,5 på trivsel. Når skalaen går fra 1-7 må det sies å være veldig bra, smiler Trine Hynne. Samholdet mellom fagarbeiderne, på tvers av bedriftskulturene fra Grande og Veidekke, har vært en opptur. Det samme gjelder funksjonærene. Men som de sier i Verdalen: De e´ itjnå som kjæm tå sæ sjøl. Helt tilfeldig er det ikke, dette samholdet.

- Vi har startet alle dagene i lag, som et team. Håndverkerne med et lite møte med info fra bas, verneombud eller driftspersonell, og funksjonærene over en kaffekopp ved kjøkkenbordet. Å møtes der klokka 7, ble en rutine vi fulgte slavisk, forteller Trine Hynne.

Alle var der, hver dag, til rett tid. For å spille hverandre gode.

Fakta om prosjektet

• Byggherre: Verdal kommune
• Totalentreprise: Veidekke/Grande
• Kontraktform: Samspillskontrakt
• Kontaktsum: 386 000 000
• Byggestart: desember 2019
• Ferdigstilt: desember 2021.
• Arkitekt: Per Knudsen og Norconsult